Felles tilbud på anbud: samarbeid, underleverandør og rammeavtaler

Er et offentlig oppdrag for stort for bedriften din alene, eller krever det mer erfaring, utstyr eller økonomi enn du har, åpner regelverket for at du kan by sammen med andre, bruke underleverandører eller støtte deg på andre virksomheters kapasitet. DFØ skriver at muligheten til å bruke underleverandører er særlig viktig for at små og mellomstore virksomheter skal få tilgang til offentlige kontrakter (DFØ). Men konkurranseloven setter grenser for hvem du kan samarbeide med.

Først: er samarbeidet lovlig?

Konkurranseloven § 10 forbyr samarbeid som har til formål eller virkning å begrense konkurransen. Konkurransetilsynet gir disse retningslinjene (Konkurransetilsynet, spørsmål og svar):

• Ulike fag kan by sammen. En snekker, en elektriker og en rørlegger som går sammen om en totalentreprise, er ikke konkurrenter og kan lovlig levere felles tilbud.
• Like bedrifter som klarer jobben alene, kan normalt ikke levere felles tilbud. Det samme gjelder hvis dere enkelt kunne skaffet det som mangler, for eksempel ved å leie inn folk.
• Klarer du ikke oppdraget alene og kan heller ikke skaffe kapasiteten, kan du lovlig by sammen med en annen.
• Ikke ta med flere enn nødvendig. Er flere bedrifter med i samarbeidet enn det som trengs, vil det normalt være konkurransebegrensende, selv om ingen av dere klarer oppdraget alene.
• Vurderingen er objektiv. Det avgjørende er om du kunne levert eget tilbud, ikke om du ville. Kapasitet som er bundet opp i løpende rammeavtaler eller faste oppdrag, trekkes fra.
• Åpenhet redder deg ikke. Et samarbeid kan være ulovlig selv om oppdragsgiveren kjenner til det.
• Unntak for effektivitetsgevinster. Et samarbeid mellom konkurrenter kan likevel være lovlig hvis det gir effektivitetsgevinster som oppveier konkurransebegrensningen (konkurranseloven § 10 tredje ledd). Det er bedriftene selv som må dokumentere og sannsynliggjøre det.

Dokumenter hvorfor dere ikke kunne by hver for dere, før tilbudet leveres. Henter du en underleveranse fra en annen i bransjen, kan dere utveksle det som trengs for den underleveransen, men ikke andre priser og kostnader, og dere kan ikke avtale prisen ut til kunden. Å være underleverandør på flere tilbud i samme konkurranse er ikke forbudt i seg selv, men beror på en konkret vurdering. Konkurransetilsynet kan ikke forhåndsgodkjenne et samarbeid (Konkurransetilsynet). Ulovlig anbudssamarbeid kan straffes med foretaksbot, bøter og fengsel (DFØ).

Felles tilbud (konsortium)

For konkurranser over EØS-terskelverdiene sier forskriften uttrykkelig at flere leverandører kan delta sammen. Oppdragsgiveren kan bare kreve at dere etablerer en bestemt selskapsform etter at kontrakten er inngått, og bare så langt det er nødvendig for å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiveren kan stille egne kontraktsvilkår for fellesskapet og presisere hvordan kvalifikasjonskravene gjelder for dere, men bare når det er objektivt begrunnet og forholdsmessig (anskaffelsesforskriften § 16-11). Hver deltaker leverer sitt eget egenerklæringsskjema, ESPD (§ 17-1).

Avklar skriftlig før tilbudsfristen hvem som gjør hva, hvem som signerer, og hvordan ansvar og oppgjør deles. Oppdragsgiveren kan forby endringer i sammensetningen etter at tilbudet er levert (DFØ).

Støtt deg på andres kapasitet

Mangler du referanser, utstyr eller økonomi, kan du for en bestemt kontrakt støtte deg på en annen virksomhet for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet og til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Det gjelder uansett om dere har noen selskapsmessig forbindelse (§ 16-10). Dette må du passe på:

• Dokumenter at du råder over ressursene, for eksempel med en forpliktelseserklæring. Den skal vise at den andre virksomheten er juridisk forpliktet overfor deg.
• Den du støtter deg på, blir kontrollert. Oppfyller den ikke kravene, eller er den i visse avvisningssituasjoner, skal du avvises. Den leverer også et eget ESPD.
• Låner du utdanning, fagkompetanse eller erfaring, skal den andre virksomheten utføre den delen av jobben som krever det.
• Låner du økonomisk styrke, kan oppdragsgiveren kreve at dere hefter solidarisk.
• Registreringer og autorisasjoner kan ikke lånes. KOFA har lagt til grunn at muligheten bare gjelder krav til økonomi og tekniske eller faglige kvalifikasjoner (DFØ).

Regelen står i forskriftens del III, men DFØ skriver at KOFA-praksis åpner for det samme i konkurranser mellom 1,3 millioner og EØS-terskelverdiene, så lenge du kan vise at du faktisk råder over ressursene (DFØ).

Underleverandører: du har ansvaret

• Du står ansvarlig. Over EØS-terskelverdiene sier forskriften uttrykkelig at bruk av underleverandører ikke endrer ansvaret ditt overfor oppdragsgiveren. Oppdragsgiveren kan også be deg oppgi hvilke deler av jobben du setter bort, og til hvem (§ 19-2).
• Maks to ledd under deg. Ved bygge- og anleggsarbeid og renhold skal kontrakten begrense leverandørkjeden til to ledd under hovedleverandøren, altså maks tre ledd totalt. Kravet gjelder fra samme verdi som kunngjøringsplikten for vare- og tjenestekontrakter, og bare for selve utførelsen, ikke for planlegging, prosjektering og rådgivning. Sidestilte underleverandører med kontrakt direkte med deg og rene vareleverandører regnes ikke som ekstra ledd, og innleid personell i en underleverandørs arbeidsstokk er ikke et eget ledd. Oppdragsgiveren kan åpne for flere ledd hvis det trengs for å sikre nok konkurranse, og etter at kontrakten er inngått hvis uforutsette omstendigheter gjør det nødvendig (anskaffelsesloven § 5k, DFØ).
• Lønn, pensjon og HMS gjelder hele kjeden. Kontraktsvilkårene om lønns- og arbeidsvilkår omfatter også ansatte og innleide hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. I bygg, anlegg og renhold kommer krav om obligatorisk tjenestepensjon og HMS-kort i tillegg (§ 5e, § 5f).
• Skatteattest. I bygge- og anleggskontrakter skal du kreve dokumentasjon av skatt og merverdiavgift fra norske underleverandører på kontrakter over 500 000 kroner ekskl. mva. (§ 5l).

Rammeavtaler med flere leverandører

En rammeavtale fastsetter vilkårene for kontrakter som skal inngås i løpet av en bestemt periode, særlig om pris og mengde (§ 4-1). Når flere leverandører er med i avtalen, er det verdt å lese nøye hvordan oppdragene fordeles.

• Varighet: En rammeavtale kan ikke inngås for mer enn fire år, med mindre det foreligger særlige forhold (§ 11-1, § 26-1). Over EØS-terskelverdiene kan bare leverandørene som er parter i avtalen, få oppdrag under den (§ 26-1).
• Over EØS-terskelverdiene fordeles oppdragene etter en fordelingsnøkkel hvis alle vilkår er fastsatt i avtalen, ellers etter en ny konkurranse mellom leverandørene, en såkalt minikonkurranse (§ 26-3). DFØ nevner blant annet rangering («fossefall»), prosentvis og geografisk fordeling og fordeling etter behov, og påpeker at fossefall kan være lite attraktivt for de lavest rangerte (DFØ).
• Mellom 1,3 millioner og EØS-terskelen skal oppdragene fordeles etter objektive regler som står i anskaffelsesdokumentene. Gjenåpnes konkurransen, skal fristen være tilstrekkelig, og beste tilbud etter tildelingskriteriene skal vinne (§ 11-1).
• Kjenn taket. Over EØS-terskelverdiene må oppdragsgiveren oppgi både anslått og maksimal verdi eller mengde. Når maksimum er nådd, er du ikke forpliktet til å levere mer (DFØ).
• Hold oppdragsgiveren til modellen. I en KOFA-sak (2022/1126) om leie av maskiner, lastebiler og mannskap skulle oppdrag over en viss varighet tildeles etter minikonkurranse, men ble tildelt direkte. KOFA fant at det var brudd på reglene om tildeling under en rammeavtale (DFØ).
• Ingen karensperiode når oppdrag tildeles under en rammeavtale (§ 10-2, § 25-2).

Over EØS-terskelverdiene kan oppdragsgiveren også dele anskaffelsen i delkontrakter og begrense hvor mange delkontrakter én leverandør kan vinne. Deler den ikke opp, skal den gi en kort begrunnelse (§ 19-4). Se etter delkontrakter som passer kapasiteten din.

Oppsummert

• Ulike fag kan by sammen. Like bedrifter som klarer jobben alene, kan normalt ikke.
• Dokumenter før tilbudet leveres hvorfor dere ikke kunne by alene.
• Låner du kapasitet, må du vise at du råder over den, for eksempel med en forpliktelseserklæring.
• Du er ansvarlig for underleverandørene dine, og i bygg, anlegg og renhold er kjeden som hovedregel begrenset til to ledd under deg.
• Les fordelingsmodellen i rammeavtalen før du byr. Den påvirker hvor mye arbeid du faktisk får.

Finn anbud i ditt fag på anbudssiden, se på Hvem vant? hvem som har vunnet lignende kontrakter og, når det er oppgitt, hvor mange som bød, og bruk sjekklisten og malen for tilbud når dere skriver tilbudet.

Kilder

• Konkurransetilsynet: Prosjektsamarbeid – lovlig eller ulovlig?
• Konkurransetilsynet: Ofte stilte spørsmål om prosjektsamarbeid
• DFØ: Ulovlig anbudssamarbeid – lovlig prosjektsamarbeid
• Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften), Lovdata
• Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven), Lovdata
• DFØ: Veileder til anskaffelsesforskriften, kapittel 22 (støtte fra andre virksomheter og fellesskap)
• DFØ: Veileder til anskaffelsesforskriften, kapittel 11 (del II)
• DFØ: Veileder til anskaffelsesforskriften, kapittel 28 (underleverandører)
• DFØ: Veileder til anskaffelsesloven, kapittel 13 (ledd i leverandørkjeden)
• DFØ: Veileder til anskaffelsesforskriften, kapittel 37 (rammeavtaler)