Tapte du anbudet? Begrunnelse, karensperiode og klage til KOFA

Når konkurransen er avgjort, får alle som leverte tilbud normalt beskjed om hvem som vant. Dagene etter den meldingen er de viktigste hvis du mener noe har gått galt: Etter at kontrakten er inngått, vil en klage normalt bare kunne gi grunnlag for å kreve erstatning (DFØ). Her er hva du har krav på, hvor lang tid du har, og hvordan du klager.

Meddelelsen om valg av leverandør

I konkurranser fra 1,3 millioner kroner ekskl. mva. skal oppdragsgiveren gi de berørte leverandørene skriftlig beskjed om valget, samtidig og før kontrakten inngås. Berørte leverandører er blant annet alle som har levert tilbud (anskaffelsesforskriften § 4-5). Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse og angi karensperioden. Begrunnelsen skal inneholde navnet på vinneren og en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler, målt mot tildelingskriteriene (§ 10-1 og § 25-1).

Poengsummer alene er ikke nok. KOFA har flere ganger sagt at poengene viser resultatet av konkurransen, men ikke begrunnelsen for det. Er det konkurrert på pris og kvalitet, må oppdragsgiveren også kort angi hva som skilte vinneren fra de andre. Oppdragsgiveren kan likevel sende samme begrunnelse til alle (DFØ). Over EØS-terskelverdiene kan enkelte opplysninger holdes tilbake, for eksempel hvis de vil skade konkurransen mellom leverandørene (§ 25-1).

• Avvist? Du skal snarest mulig få skriftlig beskjed med en kort begrunnelse (§ 9-7, § 24-10).
• Avlyst? Det krever saklig grunn, og du skal få en skriftlig meddelelse med kort begrunnelse (§ 10-4, § 25-4).
• Under 1,3 millioner? Da gjelder bare forskriftens del I, ikke reglene om meddelelse og karensperiode (§ 5-1). DFØ viser likevel til KOFA-praksis om at oppdragsgiveren må gi en begrunnelse som gjør det mulig å bedømme om tildelingen fulgte reglene for konkurransen. Hvor utfyllende den må være, avhenger av verdien av anskaffelsen (DFØ).

Karensperioden: tiden før kontrakten kan signeres

Karensperioden er tiden mellom meddelelsen og det tidligste tidspunktet oppdragsgiveren kan inngå kontrakten (§ 4-5).

• Over EØS-terskelverdiene: minst 10 dager, regnet fra dagen etter at meddelelsen ble sendt, og minst 15 dager hvis oppdragsgiveren har gjort unntak fra kravet om elektronisk kommunikasjon (§ 25-2). DFØs eksempel: Sendes meddelelsen 1. oktober kl. 15.00, utløper en 10-dagers karensperiode tidligst 11. oktober kl. 24.00, og kontrakten kan tidligst inngås 12. oktober (DFØ).
• Fra 1,3 millioner til EØS-terskelverdiene: en «rimelig» karensperiode som oppdragsgiveren fastsetter (§ 10-2). DFØ skriver at 10 dager (15 dager uten elektronisk kommunikasjon) alltid vil være rimelig, og at perioden kan settes kortere ved ukompliserte anskaffelser av mindre verdi, når laveste pris avgjør, og når anskaffelsen haster (DFØ).
• Ingen karensperiode når det ikke var plikt til å kunngjøre konkurransen, når vinneren er den eneste berørte leverandøren, og når oppdrag tildeles under en rammeavtale (§ 10-2, § 25-2).

Viktig: Karensperioden er ingen klagefrist. Klager du, er det ikke sikkert at oppdragsgiveren rekker å svare før perioden går ut. Send derfor klagen så tidlig som mulig. Uteblir svaret, kan det bli nødvendig å begjære midlertidig forføyning. Et alternativ er å avtale forlenget karensperiode, men da må oppdragsgiveren forlenge for alle leverandørene (DFØ).

Når er kontrakten faktisk inngått?

Kontrakten anses inngått når begge parter har signert. Fram til da kan oppdragsgiveren omgjøre valget hvis det er i strid med forskriften (§ 10-1, § 25-1). Selve meddelelsen er ikke en avtalerettslig aksept av tilbudet (DFØ).

Har du vunnet, må du være klar med papirene. Før kontrakten tildeles, skal oppdragsgiveren kreve at du straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis. Det gjelder ikke når kontrakten tildeles under en rammeavtale uten ny konkurranse (§ 8-10, § 17-1). Norske leverandører må dokumentere skatt og merverdiavgift med opplysninger eller attest som ikke er eldre enn seks måneder, regnet fra datoen oppdragsgiveren meddeler hvem som vant (anskaffelsesloven § 5l).

Over EØS-terskelverdiene skal kontraktsinngåelsen kunngjøres snarest og senest 30 dager etter at kontrakten ble inngått. Det er ikke plikt for kontrakter under rammeavtaler (§ 21-6). På Hvem vant? ser du hvem som vant tidligere kontrakter, og hvor mange som bød når det er oppgitt. Det er nyttig både når du vurderer en klage og før neste tilbud.

Tre veier å klage

1. Til oppdragsgiveren

Oppdragsgiveren er ikke et formelt klageorgan, men DFØ skriver at det ofte er hensiktsmessig å starte her. Du må ikke klage til oppdragsgiveren først, og kan gå direkte til KOFA, domstolene eller ESA (DFØ). Oppdragsgiveren kan bare endre tildelingen hvis den er i strid med tildelingskriteriene eller andre sentrale regler, ikke fordi skjønnet vurderes på nytt (DFØ).

2. Til KOFA

• Rådgivende: Klagenemnda for offentlige anskaffelser uttaler seg om regelverket er brutt. Uttalelsene er ikke rettslig bindende, bortsett fra vedtak om overtredelsesgebyr ved ulovlige direkte anskaffelser (KOFA).
• Gebyr: 8 000 kroner i vanlige saker og 1 000 kroner ved klage på ulovlig direkte anskaffelse. Gebyret betales tilbake hvis KOFA finner brudd som kan ha påvirket resultatet av konkurransen, eller finner en ulovlig direkte anskaffelse. Klagen behandles ikke før gebyret er betalt (klagenemndforskriften § 13), men du kan sende den inn før du har betalt (KOFA).
• Frist: senest seks måneder etter at kontrakten ble inngått eller konkurransen avlyst (klagenemndforskriften § 6). For ulovlige direkte anskaffelser er fristen to år fra kontrakten ble inngått, og da kreves det ikke saklig interesse for å klage (§ 13a).
• Stopper ikke signeringen: En klage til KOFA har ikke oppsettende virkning. KOFA spør oppdragsgiveren om den vil vente med kontrakten, og prioriterer saken hvis den gjør det, men oppdragsgiveren bestemmer selv (DFØ).
• Ingen advokatplikt: Det er ikke krav om å bruke advokat (DFØ). Alle med saklig interesse i saken kan klage (§ 6).

3. Til tingretten

Vil du stanse kontraktsinngåelsen, må du begjære midlertidig forføyning i tingretten før kontrakten er inngått. Etter at kontrakten er inngått, kan retten ikke lenger beslutte midlertidig forføyning mot oppdragsgiveren (anskaffelsesloven § 9). Over EØS-terskelverdiene blir oppdragsgiverens adgang til å inngå kontrakt suspendert hvis begjæringen settes fram innen karensperioden. Suspensjonen inntrer når begjæringen er forkynt for oppdragsgiveren, og varer til tingretten har tatt stilling (§ 25-3). Under EØS-terskelverdiene gir begjæringen ikke slik automatisk stans. Da gjelder et forbud mot å inngå kontrakt først fra retten beslutter midlertidig forføyning (DFØ).

Etter at kontrakten er inngått, kan du saksøke for erstatning, enten for tapt fortjeneste eller for kostnadene ved å delta i konkurransen. Om vilkårene er oppfylt, avgjøres etter ulovfestet erstatningsrett, og bare domstolene kan tilkjenne erstatning. Du betaler rettsgebyr etter rettsgebyrloven, og saksøkeren bruker normalt advokat. Du kan også klage gratis til EFTAs overvåkningsorgan ESA (DFØ).

Oppsummert

• Les begrunnelsen med en gang. Den skal forklare hvorfor vinneren var best, ikke bare vise poeng.
• Noter nøyaktig når karensperioden går ut. Over EØS-terskelen er den minst 10 dager.
• Klag tidlig. Karensperioden er ingen klagefrist.
• KOFA koster 8 000 kroner (1 000 kroner ved ulovlig direkte anskaffelse), er rådgivende og stopper ikke signeringen. Fristen er seks måneder etter at kontrakten ble inngått eller konkurransen avlyst.
• Vil du tvinge fram en stans i signeringen, må du begjære midlertidig forføyning i tingretten.
• Etter at kontrakten er inngått, gjenstår normalt bare erstatning.

Vil du stå sterkere neste gang, start med tilbudet: bruk sjekklisten og malen for tilbud, og finn nye konkurranser på anbudssiden.

Kilder

• Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften), Lovdata
• Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven), Lovdata
• Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser, Lovdata
• DFØ: Klage på offentlig anskaffelse
• DFØ: Veileder til anskaffelsesforskriften, kapittel 36 (avslutning av konkurransen)
• DFØ: Veileder til anskaffelsesforskriften, kapittel 13 (del II)
• DFØ: Veileder til anskaffelsesforskriften, kapittel 9 (del I)
• DFØ: Veileder til anskaffelsesforskriften, kapittel 44 (klagemuligheter og håndheving)
• Klagenemndssekretariatet: Om KOFA
• Klagenemndssekretariatet: Levere klage til KOFA