Leie av kontorlokaler for Kvæfjord kommunes administrasjon

Beskrivelse av anskaffelsen Kvæfjord kommune har til hensikt å inngå en leieavtale med Kompella AS om leie av eksisterende bygningsmasse i Markveien 2, 4 og 6. Lokalene skal benyttes som rådhus og kontorfasiliteter for kommunens administrasjon, herunder kontorarbeidsplasser, møterom, resepsjon og nødvendige støttefunksjoner. Før leieforholdets oppstart skal utleier gjennomføre nødvendige tilpasnings- og rehabiliteringsarbeider for egen regning og risiko. Kommunens krav til lokalene er i hovedsak funksjonelle. Leieavtalen skal ha en varighet på ti år, med opsjon for kommunen på forlengelse i ytterligere 5+5 år. En nærmere redegjørelse for kontrakten og kommunens vurdering av forholdet til anskaffelsesregelverket fremgår av vedlagte PDF. Kvæfjord kommune vurderer at kontrakten faller inn under unntaket i anskaffelsesforskriften § 2-4 første ledd bokstav a, som fastslår at forskriften ikke gjelder for kontrakter om leie av eksisterende bygninger eller annen fast eiendom: - Kontrakten gjelder leie av fast eiendom, strukturert som en leieavtale med løpende leievederlag. - Kommunens krav til kontorfasilitetene er funksjonelle og av ordinær karakter for kontorbygg, slik at det ikke foreligger en bygge- og anleggskontrakt. Lokalene skal oppfylle gjeldende offentligrettslige krav, herunder arbeidsplassforskriften slik den gjelder for utleiere. Det er utleier som velger løsningene for å oppfylle kravene. - Kommunen har ikke avgjørende innflytelse på byggearbeidenes utforming. Den økonomiske og tekniske risikoen for tilpasning av lokalene ligger hos utleier. - Utleier står fritt til å velge entreprenør, rådgivere og underentreprenører, og kommunen deltar ikke i prosjekteringen. Kontrakten inneholder ikke elementer som trekker den bort fra et leieforhold. Kommunen erverver ikke eiendomsrett, deltar ikke i prosjekteringen, stiller ikke krav til detaljert fremdriftsplan for byggearbeidene, og har ikke innflytelse på utleiers valg av entreprenører eller rådgivere. Kommunens eiendomsportefølje er betydelig i forhold til innbyggertallet, og kommunestyret har prioritert reduksjon av eiendomsarealet. Behovet for kontorfasiliteter dekkes derfor gjennom leie av eksisterende bygningsmasse fremfor eiendomserverv eller nybygg i kommunal regi. Leie gir kommunen fleksibilitet til å tilpasse arealbehovet over tid uten å binde ytterligere kapital i eiendomsmasse, og er i samsvar med kommunens mål om å redusere eiendomskostnadene. Gjenbruk av eksisterende bygningsmasse er ressurseffektivt og i samsvar med kommunens mål om redusert klimaavtrykk. Kompella AS disponerer eksisterende bygningsmasse på Trastad som er egnet for kommunens behov, med beliggenhet i umiddelbar nærhet til det kommunalt eide «Sosialbygget» (Markveien 5) som muliggjør sambruk med eksisterende bygningsmasse. Samlokalisering gir praktiske og driftsmessige fordeler for kommunens administrasjon og politiske virksomhet, og kan sikre daglig aktivitet i Sosialbygget som bidrar til å ta vare på bygget gjennom bruk. Utleier vil gjennomføre ombygging og renovasjon av eksisterende bygningsmasse i Markveien 2, 4 og 6 for å kunne tilby egnede kontorfasiliteter. Tilpasningsarbeidene er utleiers selvstendige kommersielle vurdering og gjennomføres for utleiers egen regning og risiko. Kommunen har ikke innflytelse på utleiers valg av entreprenører, prosjekterende eller byggeløsninger, og har ikke stilt krav til byggets arkitektoniske struktur eller konstruktive løsninger. Tilpasningsarbeidene endrer ikke kontraktens overordnede karakter av å være en leiekontrakt. Kompella AS er 100 prosent eid av Kvæfjord kommune. Eierskapet er i seg selv ikke til hinder for bruk av leieunntaket. Det avgjørende er om kontrakten reelt gjelder leie av fast eiendom og om kommunen har avgjørende innflytelse på byggearbeidenes utforming. Kommunen har vært bevisst på å holde kravene funksjonelle og overlate prosjekteringen til utleier, slik at eierskapsrelasjonen ikke medfører reell styring av byggearbeidene. Le…